Politique de confidentialité

1. À qui s’adresse cette politique?

Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique :

• si vous nous contactez par courriel;
• si vous nous contacter par téléphone;
• si vous nous contacter par notre site internet.

Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels décrit plus en détail nos pratiques de gestion et de protection des renseignements personnels.

2. Dans quelles situations recueillons nous vos renseignements personnels, et comment en limiter la collecte?

Nous recueillons des renseignements personnels par un moyen technologique dans les situations listées ci dessous. Consultez les pour connaitre :

• les types de renseignements personnels que nous recueillons;
• auprès de qui et pourquoi nous les recueillons;
• les mesures que vous pouvez prendre pour limiter la collecte.

Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements).

Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur vous pour nous informer lorsque ces renseignements changent. Pour ce faire, vous pouvez nous écrire à l’adresse accounting@cadexinc.com.

• 2.1 Quand vous nous appelez

Lorsque vous nous appelez, nous recueillons certains renseignements personnels pour nous assurer d’être en tout temps prêt à traiter vos demandes. Ces renseignements sont recueillis pour faciliter les transactions. Nous recueillons les renseignements personnels suivants en lien avec le paiement des factures ou de commandes :

• Date et heure de l’appel;
• Nom du client, ou de l’appelant;
• Confirmation des documents légaux autorisant la commande et livraison de marchandises;
• Adresse de livraison;
• Numéro de facture et le solde;
• Information carte de crédit, date d’expiration et code de sécurité.

• 2.2 Quand vous naviguez sur notre site internet

Notre site internet ne recueille aucun renseignement personnel. Les adresses IP des personnes qui le visitent ne sont pas conservées. Des témoins de navigation (cookies) sont générés à chaque visite, mais ils sont supprimés lorsque vous terminez votre session.

• 2.3 Quand vous répondez à un sondage

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque nous menons des sondages, par exemple pour obtenir votre opinion sur la qualité de nos services.

Chaque sondage est différent. Si nous vous demandons de participer à un sondage, nous vous informerons du moyen technologique utilisé, des renseignements personnels qui seront recueillis, des fins de la collecte et des façons de limiter la collecte. Bien sûr, vous êtes libre d’accepter ou de refuser de répondre à un sondage.

• 2.4 Quand vous postulez un emploi chez Cadex Inc.

Lorsque vous postulez pour un emploi, un stage ou un autre poste, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus.

Nous recueillons les renseignements personnels suivants :

• votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Pour un emploi étudiant ou un stage, nous recueillons aussi votre relevé de notes;
• les renseignements discutés lors d’une conversation téléphonique de vérification des références, par exemple au sujet de votre performance au travail.

Nous vérifions deux références pour la ou les personnes les plus susceptibles d’obtenir le poste, et non pour toutes les personnes candidates. Nous contactons les références que vous nous fournissez, avec votre consentement.

• 2.5 Quand vous nous écrivez par courriel

Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos courriels. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges.

3. Nous respectons votre consentement

Quand nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans nos archives.

Nous respectons toujours les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

4. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations

• 4.1 À qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à une agence gouvernementale Provinciale ou Fédérales, si cela est nécessaire et si la loi nous y contraint. Le type de renseignements communiqués dépend de votre situation.

Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures de protection. Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une démarche où nous considérons tous les facteurs qui peuvent avoir un impact sur votre vie privée et évaluons si les renseignements seront adéquatement protégés. Nous signons aussi un contrat ou une entente qui inclut des mesures de sécurité appropriées aux renseignements communiqués.

5. Comment nous protégeons vos renseignements personnels

• 5.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels

Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels. Nous les révisons régulièrement pour les mettre à jour.

• 5.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent:

• des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
• des mesures technologiques, par exemple des pare-feux;
• des mesures organisationnelles, par exemple l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

• 5.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations légales. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité.

Nous avons mis en place un calendrier de conservation pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive et sécuritaire.

6. Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :

• d’y accéder;
• de les corriger ou de les mettre à jour.

Vous recevrez une confirmation de notre part lorsque les changements ou corrections seront complétés.

7. Une question, une plainte, un commentaire?

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Madame Chantal Benoit

Responsable de la protection des renseignements personnels

Directrice des finances et ressources humaines

Cadex Inc.

755 Avenue Montrichard St-Jean-sur-Richelieu, Quebec J2X 5K8, Canada

Tél. : 450-348-6774

Courriel : accounting@cadexinc.com

Cette politique entre en vigueur le 21 septembre 2023. Mise à jour : 25 janvier 2024