Politique de confidentialité

1. À qui s'applique cette politique ?

Les règles décrites dans la présente politique s’appliquent à vous si nous recueillons vos renseignements personnels par des moyens technologiques dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique :

• si vous communiquez avec nous par courriel ;
• si vous communiquez avec nous par téléphone ;
• si vous communiquez avec nous via notre site web.

Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels décrit plus en détail nos pratiques en matière de gestion et de protection des renseignements personnels.

2. Quand recueillons-nous vos renseignements personnels et comment en limitons-nous la collecte ?

Nous recueillons des renseignements personnels par des moyens technologiques dans les situations énumérées ci-dessous. Consultez-les pour savoir :

• Les types de renseignements personnels que nous recueillons ;
• De qui nous les recueillons et dans quel but ;
• Les mesures que vous pouvez prendre pour limiter la collecte.

Nous considérons comme « renseignements personnels » toute information vous concernant permettant de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en la croisant avec d’autres informations).
Nous faisons tout notre possible pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur vous pour nous informer de tout changement. Vous pouvez le faire en nous écrivant à accounting@cadexinc.com.

• 2.1 Lorsque vous nous appelez

Lorsque vous nous contactez par téléphone, nous recueillons certaines informations personnelles afin de nous assurer que nous sommes toujours prêts à répondre à vos demandes. Ces informations sont collectées pour faciliter les transactions. Nous recueillons les renseignements personnels suivants en lien avec le paiement des factures ou des commandes :

• Date et heure de l'appel ;
• Nom du client ou de l'appelant ;
• Confirmation des documents légaux autorisant la commande et la livraison des marchandises;
• Adresse de livraison ;
• Numéro de facture et solde ;
• Informations sur la carte de crédit, date d'expiration et code de sécurité.

• 2.2 Lorsque vous naviguez sur notre site web

Notre site web ne collecte aucune information personnelle. Les adresses IP des visiteurs ne sont pas enregistrées. Des cookies sont générés à chaque visite, mais ils sont supprimés à la fin de votre session.

• 2.3 Lorsque vous répondez à un sondage

Nous pouvons recueillir des informations personnelles lorsque nous réalisons des sondages, par exemple afin d’obtenir votre avis sur la qualité de nos services.

Chaque sondage est différent. Si nous vous demandons de participer à un sondage, nous vous informerons de la technologie utilisée, des informations personnelles qui seront collectées, des finalités de cette collecte et des moyens de la limiter. Bien entendu, vous êtes libre d’accepter ou de refuser de participer au sondage.

• 2.4 Lorsque vous postulez à un emploi chez Cadex Inc.

Lorsque vous postulez pour un emploi, un stage ou toute autre position, nous recueillons les informations personnelles nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter durant le processus.

Nous recueillons les informations personnelles suivantes :

• Votre CV, lettre de motivation, adresse courriel et numéro de téléphone. Pour les emplois étudiants ou les stages, nous recueillons également votre relevé de notes ;
• les informations discutées lors d’un entretien téléphonique de vérification de références, par exemple concernant votre performance au travail.

Nous vérifions deux références uniquement pour la ou les personnes les plus susceptibles d’obtenir le poste, et non pour tous les candidats. Nous contactons les références que vous fournissez, avec votre consentement.

• 2.5 Lorsque vous nous écrivez par courrier électronique

Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel ainsi que les informations personnelles contenues dans vos messages. Le type d’informations collectées et leur finalité dépendent du contexte de nos échanges.

3. Nous respectons votre consentement

Lorsque nous collectons, utilisons et divulguons vos informations personnelles, nous le faisons toujours dans un but précis. Votre consentement est valable aussi longtemps que nécessaire pour atteindre ces objectifs. Nous pouvons ensuite conserver vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour respecter nos obligations de conservation, telles que prévues par la loi et nos archives.

Nous respecterons toujours les finalités pour lesquelles nous avons collecté vos informations personnelles. Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos informations personnelles à d’autres fins, nous demanderons votre consentement, sauf dans les cas autorisés par la loi.

4. Nous pouvons communiquer vos informations personnelles à d’autres personnes ou organisations

• 4.1 À qui pouvons-nous divulguer vos informations personnelles ?

Nous pouvons communiquer vos informations personnelles à un organisme gouvernemental provincial ou fédéral, si cela est nécessaire ou exigé par la loi. Le type d’informations divulguées dépendra de votre situation.

Avant de divulguer vos informations personnelles, nous prenons des mesures de protection. Nous réalisons une Évaluation d’impact sur la vie privée (EIVP), un processus par lequel nous considérons tous les facteurs susceptibles d’affecter votre vie privée et évaluons si les informations seront adéquatement protégées. Nous signons également un contrat ou un accord incluant des mesures de sécurité appropriées pour les informations divulguées.

5. Comment nous protégeons vos données personnelles

• 5.1 Nous limitons l'accès à vos données personnelles

Seuls les employés ayant besoin de traiter vos informations personnelles pour l’exécution de leurs fonctions y ont accès. Ils n’ont accès qu’aux informations nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.

Nous avons défini les rôles et responsabilités de nos employés tout au long du cycle de traitement de vos informations personnelles, de la collecte à la destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre Politique de confidentialité. Nous révisons et mettons régulièrement à jour ces politiques.

• 5.2 Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos informations personnelles contre la perte, le vol ainsi que l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés. Celles-ci incluent :

• Mesures physiques, telles que des locaux verrouillés ;
• Mesures technologiques, telles que des pare-feu ;
• Mesures organisationnelles, telles que l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

• 5.3 Nous détruisons vos informations personnelles une fois que nous avons rempli nos obligations

Nous conservons vos informations aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente politique. Même si vous n’avez plus de relation avec nous, nous devons conserver vos informations personnelles pendant une certaine période afin de respecter nos obligations légales. Pendant cette période de conservation, nous continuons de protéger vos informations personnelles et d’assurer leur confidentialité.

Nous avons mis en place un calendrier de conservation afin de déterminer clairement la durée de conservation de certains types d’informations. Une fois cette période écoulée, nous détruisons vos informations personnelles de manière permanente et sécurisée.

6. Accès et correction de vos données personnelles

Vous avez des droits liés à vos informations personnelles. Vous pouvez nous demander :

• y accéder ;
• la corriger ou la mettre à jour.

Vous recevrez une confirmation de notre part lorsque les modifications ou les corrections auront été effectuées.

7. Vous avez une question, une plainte ou un commentaire ?

Nous avons désigné un responsable de la protection de la vie privée. Cette personne veille à ce que nous respections les règles décrites dans la présente politique et prévues par la loi. Vous pouvez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse suivante :

Mme Chantal Benoit

Responsable de la protection de la vie privée

Directeur des finances et des ressources humaines

Cadex Inc.

755 Avenue Montrichard St-Jean-sur-Richelieu, Québec J2X 5K8, Canada

Téléphone : 450-348-6774

Courriel : accounting@cadexinc.com

Cette politique entre en vigueur le 21 septembre 2023. Mise à jour : le 25 janvier 2024.